Toezicht vanuit vertrouwen

Deze column is op 28 december 2016 gepubliceerd op ManagementSite.nl door Jan de Jonge

Als het vertrouwen ontbreekt? Je hebt geen keus! Neem je verantwoordelijkheid. Zeg wat gezegd moet worden.

Moderne toezichthouders dragen bij aan eigentijdse organisaties waarin medewerkers niet worden gestuurd door opdrachten, regels en procedures, maar waarin ze een grote mate van vrijheid en – dus – vertrouwen krijgen. Vertrouwen is daarmee een centraal principe in het moderne toezicht. Tegelijkertijd is dit ook het meest lastige principe. Immers, iedereen weet toch dat mensen dikwijls voor hun eigen belang gaan, dat ze boos of jaloers kunnen worden, soms aan het vechten slaan of juist bang worden en er tussenuit knijpen. Dat ze verborgen agenda’s hebben en elkaar vliegen afvangen. Hoe kan ‘vertrouwen’ dan leidend zijn voor toezichthouders?

Als het vertrouwen ontbreekt….

Eigenlijk is het heel simpel: je hebt geen keus! Als toezichthouder werk je grotendeels op basis van onvolledige informatie en onvolledige beelden. Je bent immers maar sporadisch aanwezig in de organisatie, je spreekt misschien maar met een aantal mensen en de gegevens in de rapportages geven nooit een volledig ‘dieptebeeld’.

Valkuil is dat je als toezichthouder nóg meer kengetallen, rapportages en indicatoren gaat vragen om grip op de werkelijkheid te krijgen.

Maar de zaken waar het écht om gaat blijven daarin vaak verstopt. Om ook deze zaken boven tafel te krijgen, is een open communicatie noodzakelijk, en dat lukt alleen in een sfeer van onderling vertrouwen. In zo’n situatie is het bestuur bereid inzicht te geven in de zaken waar het echt om gaat. Het stelt de mening van de Raad van Toezicht op prijs en ervaart de meerwaarde van een constructieve dialoog.

De toezichthouder heeft dus vertrouwen nodig om een goed beeld te krijgen van hoe het er echt in de organisatie aan toegaat. In een situatie van onvoldoende vertrouwen zal het bestuur de Raad van Toezicht ontwijken, naar de mond praten en een verkeerde voorstelling van zaken geven. In een situatie van vertrouwen is het bestuur veel meer geneigd om de situatie eerlijk te schetsen. Als je elkaar vertrouwt, hoef je je niet bezig te houden met politieke spelletjes, machtsverhoudingen en verborgen agenda’s. Rapportages verworden dan niet tot een papieren werkelijkheid.

Met andere woorden: vertrouwen richt de aandacht op de échte werkelijkheid in plaats van op kengetallen, indicatoren, rapportages, reglementen en procedures.
In een situatie van vertrouwen kan de organisatie zich richten op het creëren van waarde en resultaat en kan de toezichthouder zijn rol als ‘kritische vriend’ vervullen.

Bewust vertrouwen

Maar het is niet te ontkennen: een goede balans tussen vertrouwen en kritisch zijn blijft lastig! Het sleutelbegrip om deze balans te vinden is: bewust vertrouwen. Bewust vertrouwen betekent dat het je basisattitude is om anderen te vertrouwen, maar dat je dit combineert met een beoordeling van de integriteit en capaciteiten van de bestuurders en andere sleutelfunctionarissen waar je mee te maken hebt en van de risico’s die daarmee gepaard gaan. Ontwijkend en verhullend gedrag zijn tekenen aan de wand. Vragen en kritiek serieus nemen is wat je van een bestuur mag verwachten. Heb je daarover twijfel? Neem dan je verantwoordelijkheid: zeg wat er moet worden gezegd en doe wat er moet worden gedaan!

Deze blog is gebaseerd op het gratis te downloaden boekje Nieuw Toezicht – een eigentijdse visie op de rol van de Raad van Toezicht.