Ruimte voor de essentie (1)

Prettig en efficiënt werken zonder stress, het lijkt een utopie in onze complexe en dynamische wereld. Maar waar zijn we met zijn allen eigenlijk steeds zo druk mee? Besteden we onze tijd wel aan de belangrijke zaken? Moeten we, als we eerlijk tegen onszelf zijn, niet bekennen dat we soms halve dagen bezig zijn met onbeduidende activiteiten? Dat we een flink deel van onze werkweek verspillen aan vergaderingen, gesprekken en leeswerk waarvan we ons regelmatig afvragen wat ze nu werkelijk bijdragen aan ons doel of dat van de organisatie?

Erger nog: we komen dikwijls te weinig toe aan de zaken die werkelijk belangrijk zijn. We weten wat er binnen onze organisatie of binnen ons team moet gebeuren, maar het ontbreekt ons aan de tijd om daar voldoende aandacht aan te besteden. Daardoor gaat het soms allemaal veel langzamer dan we graag zouden willen. De tijd glipt ons door de vingers. Ons werk dreigt frustrerend te worden voor onszelf en onbevredigend voor de mensen waar we het voor doen.

Meer bereiken door minder te doen, dat is de uitdaging voor veel managers en professionals. Hoe zorgen we ervoor dat we de tijd hebben om ons bezig te houden met de verbeteringen en vernieuwingen die binnen onze organisatie, ons team of ons werk nodig zijn in plaats van dat we voortdurend achter de feiten aanlopen?

Waarom tijdmanagement niets oplevert

Tien jaar geleden was er een hausse in cursussen en trainingen op het gebied van tijdmanagement. Sindsdien hebben we ontdekt dat tijdmanagement niet de oplossing is voor drukte, maar dat het vaak juist averechts werkt als je nog meer activiteiten in dezelfde tijd wilt proppen. Tijdmanagement is voor mensen die niet durven te kiezen. En een lege inbox is mooi, maar draagt niet bij aan het verbeteren van de kwaliteit van je werk.

Het belangrijkste is niet hoe we omgaan met onze tijd, maar met onze aandacht. Om te presteren en impact te maken, moeten we onze volledige aandacht richten op de dingen die er werkelijk toe doen.

Er zijn verschillende manieren die je daarbij kunnen helpen. Zet je notificaties uit, zodat je niet steeds gestoord word door binnenkomende emails en whatsappberichten. Neem concentratieblokken op in je agenda. Creëer een geluidsabsorberend kantoor of zet zo nu en dan een noise cancelling koptelefoon op. En mediteer regelmatig of doe mindfulness oefeningen, net als 80% van de succesvolle mensen die Timothy Ferriss heeft geïnterviewd voor zijn laatste boek.

Wat voor jou de essentiële doelen zijn

Met aandacht werken dus. Maar waar moet je dan je aandacht aan besteden? Dat kun je pas bepalen als je weet waar het voor jou om draait. Voor managers geldt dat je in de eerste plaats dienstbaar moet zijn aan de mensen met wie je werkt en aan het doel dat jullie samen voor ogen hebben. Alleen als je duidelijk kunt maken wat je met de organisatie wilt betekenen, kun je als leidinggevende mensen verbinden en ze enthousiast maken. Alleen dan ben je in staat om de juiste gesprekken te voeren met jouw leidinggevende en met je collega’s. Als jij zelf geen heldere doelen en prioriteiten stelt, doet iemand anders dat wel voor je.

Je doelen bepaal je niet door daar zo hard mogelijk over na te denken, maar door in alle rust de ruimte te nemen om ze te ontdekken. Je kunt je persoonlijke doelen bepalen door te kijken naar je verleden, door na te gaan waar je in het heden gelukkig van wordt en door je toekomst te visualiseren. Op organisatieniveau zijn Theory U, Appreciative Inquiry, Open Space en World Cafe manieren om met elkaar het doel te ontdekken. Laloux heeft het in Reinventing Organizations over ‘luisteren naar waar de organisatie van nature naartoe wil en vervolgens de organisatie te helpen daar te komen’. Van planning en control naar aanvoelen en inspelen.


In februari verschijnt deel 2 van deze blogreeks. Daarin ga ik in op de vraag waarom je scherpe keuzes moet maken en nee moet leren zeggen.