In mijn vorige blogs heb ik aangegeven dat, als je ruimte wilt creëren voor vernieuwing en andere belangrijke zaken, je moet bepalen wat voor jou de essentiële doelen zijn en dat je daar je kostbare aandacht aan moet besteden. Niet alles is essentieel: het betekent dat je keuzes moet maken en nee moet leren zeggen. In dit blog geef ik daarvoor een paar tips.

Hoe je vlijmscherpe keuzes kunt maken

Als je weet wat je wilt kun je keuzes maken. Keuzes over wat je doet en wat je laat liggen. Wat hier bij kan helpen is het EAD-principe van Timothy Ferriss: Elimineer, Automatiseer en Delegeer. Inventariseer een of twee weken lang al je activiteiten. Elimineer vervolgens alle activiteiten waarmee je kunt stoppen zonder dat iemand het mist. Automatiseer alle activiteiten die telkens terugkomen. En delegeer alle activiteiten waar anderen beter in zijn. Het resultaat is een helder beeld van dat wat je zelf moet (blijven) doen.

Maar ook dan ligt er waarschijnlijk nog te veel op je bord. Om daarin verder te schrappen is het 25-5 principe van Warren Buffet een handig hulpmiddel. Je maakt een lijst van 25 doelen die je wilt realiseren (of je 25 meest belangrijke taken) en je omcirkelt de 5 die je het allerbelangrijkst vindt. Wat bijna iedereen doet is zich vooral richten op de 5 en tussendoor ook werken aan de andere 20. Niet doen, zegt Buffet. Als je tijd besteedt aan deze óók belangrijke zaken, versnipper je je aandacht en gaat je energie niet naar datgene wat het allerbelangrijkst voor je is. Beschouw de lijst van 20 daarom als je Avoid-At-All-Cost-List. Je maakt dus vlijmscherpe keuzes.

De kunst van het nee zeggen

Keuzes maken betekent ook dat je je moet bekwamen in de kunst van het nee zeggen om te voorkomen dat anderen keuzes voor jou maken. Je moet je realiseren dat ‘nee’ zeggen tegen minder belangrijke verzoeken betekent dat je ‘ja’ kunt zeggen tegen dingen die echt belangrijk zijn. Nee zeggen is misschien wel een van de belangrijkste leiderschapsvaardigheden, zegt Greg McKeown in zijn boek Essentialisme. Hij geeft verschillende tips om ‘langzaam ja en vriendelijk nee te zeggen’, zoals nee zeggen zonder dat je het woord ‘nee’ gebruikt (“Ik ben gevleid dat je aan me hebt gedacht maar ik ben bang dat ik daar nu geen ruimte voor heb”), het zachte nee (“Ik heb nu geen tijd, maar ik zou fijn vinden om iets af te spreken zodra het project af is”) en het uitgestelde nee (“Ik ga even in mijn agenda kijken en dan neem ik contact met je op.”).

Er zijn ook nog andere zaken die je kunnen afhouden van jouw essentiële doelen. In mijn volgende blog over ruimte creëren voor vernieuwing en andere belangrijke zaken, ga ik in op de vraag hoe je korte metten maakt met verstoringen en tijdvreters.