Hou op met draagvlak creëren

De organisatie kantelen, een nieuwe visie, een focus op kerntaken, een herindeling of een traject om de dienstverlening te verbeteren. Prachtige plannen, maar waarom werken ze vaak niet? Ze zijn toch helder op papier gezet? En structuren en systemen zijn aangepast?

De dagelijkse praktijk lijkt zich inderdaad vaak weinig van dit soort organisatieveranderingen aan te trekken. Er is weerstand zeggen we dan, gebrek aan draagvlak. En het toverwoord is dan: meer communiceren. Over nut en noodzaak. Over voor- en nadelen. Over consequenties in de praktijk. Iedereen lijkt dit te vinden. Maar is dat wel de oplossing?

Dat hangt ervan af. Gaat het over ‘iets communiceren’ of over ‘met iemand communiceren’? Bepaalt de top, ondersteund door stafafdelingen, de organisatieverandering? Maken zij de analyse? Zetten zij de nieuwe koers uit? En proberen zij de verandering vervolgens ‘uit te rollen’?

Deze managers en adviseurs willen de zaak in de hand houden en proberen ervoor te zorgen dat alles volgens het vooraf door henzelf afgesproken plan gebeurd. Met targets, deadlines, procedures, voortgangsrapportages en noem maar op.

Maar mensen worden er over het algemeen niet warm van om te doen wat anderen hebben bedacht. Dus: ze moeten worden aangestuurd, gemotiveerd, getraind. En de top moet omgaan met weerstand, en draagvlak zoeken. Door middel van communicatie.

Vaak zonder al te veel succes. Het probleem van zo’n aanpak is namelijk dat de mensen om wie het gaat, zelf niet hoeven na te denken. Er wordt vóór ze gedacht. Het effect is daarom vaak iets anders dan wat wij willen. In plaats van proactiviteit en ondernemerschap vertonen ze ‘aangeleerde hulpeloosheid’.

Problemen opsporen, verbeterplannen maken en deze implementeren. Vaak werkt het niet, hoeveel aandacht we ook besteden aan communicatie. Wat wel werkt? Ruimte geven. Vrijwel iedere organisatie bestaat uit mensen die ideeën hebben en teams die mooie dingen doen.

Managers en staffunctionarissen moeten hun ruimte geven en hen ondersteunen. Succesverhalen vertellen en mensen stimuleren om elkaar succesverhalen te vertellen. Wij noemen dit ‘Nieuw Organiseren’. En ja, communicatie is daarin belangrijk. Maar niet om draagvlak te creëren voor plannen die door anderen zijn bedacht, maar om mensen te inspireren om hun eigen plannen te maken.